5 conseils pour un reportage photo réussi.

Vous êtes chef(fe) de projet en agence, responsable communication ou marketing ou en charge de l’évènement de l’année pour votre entreprise et vous vous apprêtez à contacter un photographe corporate ?

Voici 5 conseils pour un reportage photo réussi et vous assurez que le photographe à bien toutes les clés en main pour assurer sa prestation et délivrer les images dont vous ou votre client à vraiment besoin.

Vous avez sélectionné le photographe de votre évènement dans la liste de vos prestataires favoris, par internet ou grâce à votre réseau. Fournissez-lui les informations dont vous disposez pour qu’il puisse vous faire une offre la plus juste possible et ainsi éviter de la perte de temps et des A/R.

•  Infos de base

Vous pouvez envoyer les premières infos par mail, mais un appel est nécessaire au prestataire pour bien s’assurer que tout est clair :

– Date
– Lieu
– Horaires de présence, et horaires d’intervention
– Type d’évènement : conférence, plénière, meeting, assemblée générale, team building, incentive, salon, foire, exposition, portrait, animation photo, photo de groupe, remise de prix, award, soirée de fin d’année, etc.
– Déroulé de l’événement, quel est le planning, est-ce que vous avez fait une fiche mission?

Quelques points annexes toujours utiles pour le photographe :
– Tenue vestimentaire
– Timing pour le repas prestataire, conditions d’accès, parking, badge pour la sécurité, etc.

• 1. Vos attentes ou celles de votre client 

  Expliquez lui votre évènement, pourquoi faites-vous appel à ses services ? Est-ce pour de la photo souvenir ? de la communication ? en interne ou externe ? de l’activation de marque ? de la cohésion d’équipe, etc.
  Est-ce que les photos sont destinées à la presse ? au web ou bien à du print ?
  Il pourra ainsi adapter le format, et la variété à la prise de vue, afin que vous puissiez vous servir des images le plus facilement possible.

  Par exemple :
  – Photo du ou des speakers en verticale et horizontale, avec et sans logo sur le pupitre, avec le public, etc.
  – Photo des invités, il insistera sur un maximum de photos lors du cocktail ou temps de pause pour avoir des sourires, des échanges et des photos posées.
  – Photo de la décoration et les ambiances, détails, logo, mise en place, timelapse, variation d’éclairage, plaquette, menus, etc.
  – Making Off agence, décors, mobilier, éclairage, mise en scène, mise en lumière, régie, équipe sur place, etc. autant d’éléments facilitant la revente d’un projet pour un autre client
  – Photo du lieu, intérieurs, extérieurs, ambiance, vue par drône, etc.

• 2. Sur place avant l’événement
  
  Afin d’eviter tout stress, demandez au photographe de venir minimum 30 minutes avant le début de l’évènement pour un reportage photo, pour une animation nécessitant de l’installation de matériel 1h à 2h peuvent être nécessaire pour le montage d’un studio par exemple.
  Prenez le temps de donner les dernières consignes à votre photographe, le déroulé a changé, un speech improvisé, une surprise non prévue, un changement de salle, un facteur météo nécessitant de s’adapter, un timing plus serré que  prévu, etc.
  La flexibilité est importante, et chaque photographe professionnel se doit de l’être pour que le Jour J tout se passe au bien. L’anticipation fait aussi parti de l’évènementiel.

• 3. Sur place pendant l’événement

Vous lancez votre évènement et votre photographe raconte en image ce qu’il voit, ce qu’il ce passe mais aussi les moments off. Vous le croisez, demandez-lui si tout va bien pour lui, il aura peut être une question, informez le du timing qui vient de changer ou du prochain moment important qui va arriver.Exemple : 5 min d’avance ou de retard, un portrait du CEO à réaliser, une photo de groupe demandée par la cliente, un catering disponible, une demande presse, un VIP en backstage avec le CEO, etc.
Gardez le contact de vive voix ou par sms.

C’est pratique, rapide et cela permet de ne rien rater ou de ne pas chercher le photographe qui fait des photos de déco ou les extérieurs.

• 4. Sur place en fin d’évènement

  Est-ce que tout c’est bien passé ? Une remontée d’information de la part du photographe est toujours utile. Nous vivons l’évènement au milieu des invités, un ressenti, des échos entendus, une remarque, permet parfois de soulever et régler immédiatement un point bloquant pour le client.

  Dans quel délai votre client souhaite t’il les photos ?

  – Immédiatement pour la presse, réseaux sociaux ?
  Le photographe prend son ordinateur et donne une petite sélection d’image rapidement editées.

  – Demain matin à la première heure ?
  Une selection sera réalisée et envoyée dans la soirée ou la nuit afin de pouvoir communiquer.

– Pas d’urgence ? C’est rare 😉 Demandez à votre client une precison, « mon photographe m’envoi un lien avec les photos en fin de semaine, est-ce ok pour vous ? » 
24h à 72h est un bon délai pour rendre les images editées.

Une galerie photo est nécessaire ?
Pensez à envoyer un logo client, ou le logo de l’événement quelques jours avant pour que le photographe puisse personnaliser la galerie et réserver une url si besoin.

• 5. Après l’évènement

Demandez les photos en HD, autour de 7-8 Mo par photo, ainsi vous pouvez quand même les envoyer par email si besoin. Elles seront généralement d’une taille d’au moins 4000px et en 300 dpi vous pourrez ainsi les faire imprimer et agrandir si besoin.
Vous avez un besoin spécifique ? si vous ne l’aviez pas formulé en amont, demandez le au photographe, il est toujours préférable de partir du fichier brut pour préparer un tirage, un agrandissement, une impression sur un support spécifique.
En Low Def ou LD, les photos font 2500 px de large, cela permet l’affichage sur des écrans rétina et 72 dpi pour du web. Le poid se doit d’être léger entre 300 Ko et 1Mo pour un partage rapide.

Dernier point, assurez vous que votre photographe conserve les photos et les images brutes pendant au moins 2 ans, une erreur de manipulation ou un changement de systeme donne parfois des sueurs froides quand il faut retrouver les images de l’event de l’année passée.
Astuce ! pour re-booker le photographe, si vous ne retrouvez pas ses coordonnées ou si c’était votre prédécesseur qui était en charge de l’événement, il suffit de faire clic droit sur les photos, propriétés sur pc ou lire les informations sur mac et vous verrez certainement le copyright avec le nom du photographe ou de la société qui a réalisée les photos… Ex : © Event Picture / Thibaut Bouvier

Et vous quels sont vos process avec vos photographes ? vos besoins, et ceux de vos clients? vos conseils pour un reportage photo réussi?
Ecrivez- moi ou répondez en commentaire …

Photo © Unsplash